Nous avons travaillé pour l’Institut français à la création d’un livret de bonnes pratiques autour du Règlement Général de Protection des Données (RGPD) pour les Instituts français et les Alliances Françaises. Ces établissements qui promeuvent la culture française à travers le monde souhaitaient acquérir une meilleure connaissance autour de la conformité au RGPD et plus globalement de la protection des données personnelles.

Le réseau culturel français à l’étranger

Les Instituts français et Alliances françaises sont des établissements ayant pour mission de diffuser la langue et la culture française à travers le monde et d’œuvrer pour la diversité culturelle.

Sous la double tutelle du Ministère de l’Europe et des Affaires étrangères et du Ministère de la Culture l’Institut français coordonne les relations culturelles extérieures de la France et ses acteurs.

L’Institut français est chargé des relations culturelles extérieures de la France. Son action s’inscrit au croisement des secteurs artistiques, des échanges intellectuels, de l’innovation culturelle et sociale, et de la coopération linguistique. Il soutient à travers le monde la promotion de la langue française, la circulation des œuvres, des artistes et des idées et favorise ainsi une meilleure compréhension des enjeux culturels de la France à l’étranger. Ses projets et programmes prennent en compte les contextes locaux et reposent sur une capacité unique de déploiement à travers le vaste réseau des services culturels des Ambassades de France, des Instituts français et des Alliances françaises présents sur les cinq continents. explique Founé Diawara, chargée de projet numérique éducatif à l’étranger de l’Institut français.

Le réseau culturel français à l’étranger est présent dans le monde entier : nous comptons plus de 830 Alliances Françaises, 98 Instituts français, et 128 antennes. Au sein du pôle langue française et plurilinguisme tout particulièrement, nous accompagnons l’attractivité et la diffusion de la langue française dans le monde. poursuit Founé Diawara.

Un enjeu de protection des données personnelles

La pandémie de Covid-19 a accéléré la transition numérique de nombreux établissements du réseau culturel français, et dans ce contexte, de nouvelles problématiques sont apparues. L’une d’elles : la collecte de données personnelles nécessaire à la gestion des centres de langue. De nombreuses informations sont en effet essentielles afin de gérer les inscriptions, la bonne tenue des cours, les certifications, les relations avec des enseignants indépendants… Avec la crise Covid, les centres de langues du réseau culturel ont connu une interruption d’activité. A l’échelle des pays, en fonction des règlements et des interruptions, certains établissements se sont tournés vers le numérique. souligne Founé Diawara. Avec cette numérisation rapide, une enquête a révélé que le réseau culturel était un peu démuni face aux enjeux de RGPD. En effet, la démarche RGPD de la plupart des établissements n’était pas axée sur le numérique

La diversité des usages et des logiciels utilisés pour cela a poussé l’Institut français à communiquer les bonnes pratiques à adopter dans l’utilisation de ces données personnelles.

L’enjeu n’est pas anodin puisque les réglementations applicables diffèrent selon le centre de langue en question… L’idée était donc de définir un socle de bonnes pratiques, clarifier l’application du RGPD pour les établissements concernés, mais également donner des éléments d’analyse aux organisations hors UE soumises au droit local.

Création d’un livret de bonnes pratiques pour le réseau culturel français

Pour accompagner les équipes de l’Institut français, nous avons créé un livret de bonnes pratiques sur le RGPD.  Ce qu’il nous fallait finalement c’était surtout des recommandations, un guide avec des conseils. On voulait que ce guide soit abordable car tous nos collaborateurs ne sont pas experts. L’objectif était d’appuyer les équipes avec ce livret et qu’il s’adresse à toutes les zones géographiques. précise Founé Diawara.

Notre équipe a ainsi proposé deux versions de ce guide, une synthétique centrée sur le numérique et une plus longue sur l’ensemble de la conformité au RGPD, pour répondre aux besoins de chacun. En outre, le livret a été conçu dans le respect de la charte graphique de l’Institut français et de manière 100% accessible pour répondre à l’obligation légale. Il est également très léger pour répondre aux bonnes pratiques d’écoconception et pour s’adapter au contexte réseau de certaines alliances françaises.

Toute la particularité du projet résidait dans le contexte multi géographique du réseau culturel comme l’affirme Founé Diawara : la spécificité de l’Institut français, ce sont ses différentes zones géographiques et les statuts juridiques des établissements.Les Instituts français dépendent du droit français alors que les Alliances sont des associations de droit local. Le guide devait donc s’adresser à l’ensemble du réseau en tenant compte de ces spécificités. C’était toute la difficulté ! Nous avons beaucoup apprécié les annexes en fonction des contextes géographiques avec un livret qui restait générique.

Ce livret réservé à l’interne est aujourd’hui inclus au guide de l’Essentiel de la Transformation Numérique, qui vise à accompagner les établissements de réseau culturel dans leur transformation numérique. Le document est hébergé sur notre plateforme collaborative interne et il fait partie de notre boîte à outils. Nous avons communiqué dessus par mail et dans notre newsletter. explique Founé Diawara. Nous sommes très contents de la façon dont le projet a été mené, les échanges étaient fluides sans surplus de réunion. conclue-t-elle.

Nous sommes ravis d’avoir pu accompagner l’Institut Français pour ce projet.

Nous tenons également à remercier Founé Diawara pour cette interview.