Empreinte Digitale fête cette année ses 30 ans et ses 3 ans de passage en SCOP. Une belle occasion de vous en dire plus sur la façon dont ce statut et ses principes sont vécus au quotidien par nos collaborateurs. Avec ce premier article de notre série « SCOP Story », nous nous intéressons au principe de transparence et à sa mise en place concrète chez nous. 

Co-écrire avec ceux qui vivent la SCOP 

Pour être au plus proche du ressenti de nos collègues nous avons souhaité co-écrire cette série d’articles avec eux en leur donnant la parole, sur ce qui fonctionne bien, peut-être moins bien et ce que nous pouvons encore améliorer. 

Nous avons ainsi sollicité plusieurs salariés de profils différents : développeurs, cheffe de projet, consultante en accessibilité, associés ou non, parfois membres du conseil d’administration, avec une ancienneté allant de moins d’un an à plus de 10 ans. Nous leur avons posé différentes questions pour recueillir leur avis sur les formes de la transparence chez nous. 

Avec cet article, nous souhaitons partager notre expérience et quelques idées de pratiques à mettre en place. L’objectif est également d’évaluer où nous en sommes sur notre niveau de transparence. 

La transparence : une valeur coopérative essentielle

La forme SCOP s’appuie sur un socle de valeurs fortes parmi lesquelles la transparence. La Confédération des SCOP souligne ainsi que : “les membres des coopératives adhèrent à une éthique fondée sur l’honnêteté, la transparence, la responsabilité sociale et l’altruisme.”

Par transparence, nous entendons le libre accès aux informations concernant les grandes orientations stratégiques de l’entreprise, pour exercer son statut d’associé en toute conscience, mais aussi l’accès aux informations nécessaires pour bien effectuer ses activités au quotidien. 

Il est important de rappeler que le principe de transparence n’est pas uniquement lié au statut de SCOP, c’est aussi une histoire de culture d’entreprise. Chez Empreinte Digitale, la transparence a commencé à faire partie de nos usages avant la transformation en SCOP : Avant la SCOP il y a eu un moment crucial avec le plan de maintien de l’emploi en 2015 ; les salariés ont demandé plus de transparence. souligne Matthias Jouan, développeur back-end Ligeo Archives et membre du Conseil d’Administration La SCOP vient cristalliser ça car il y a une nécessité de transparence, on doit rendre des comptes aux associés.

Ce nouveau statut nous a donc encouragés à aller encore plus loin dans les outils pour être transparents envers l’ensemble de nos collaborateurs. 

La transparence en pratique chez Empreinte Digitale  

Nous avons mis en place différents moments pour partager les informations clés sur la stratégie et la santé financière de l’entreprise. 

Le premier moment, c’est la plénière, notre réunion mensuelle durant laquelle sont présentés les chiffres de chaque pôle ainsi que les projets en cours, les recrutements et les temps forts concernant la vie coopérative. Tous les salariés sont conviés à cette réunion, qu’ils soient associés ou non.  

Un temps fort plébiscité par les salariés : Sur la transparence, j’ai été agréablement surpris, et j’apprécie. C’est évident selon moi si on veut que l’entreprise soit bien gérée.  On est au courant de comment va la boite, où on va… c’est appréciable. Les décisions qui sont prises ne sont pas des surprises. souligne Samuel Masson, développeur back-end. 

Pour Laurence Salce, archiviste consultante et membre du Conseil d’Administration, il y a une facilité d’accès à l’information : On a l’information sur ce qu’on rate, ce qu’on réussit, où l’on va… je trouve qu’il y a de la transparence, effective. On a beaucoup d’infos sans les demander. Si on veut en savoir plus, on sait à qui on peut s’adresser et on peut concrètement avoir ces informations.

Pour Patrick, chef de projet, la transparence a aussi pris toute sa place entre les équipes projets qui échangent plus depuis le passage en SCOP : je pense que c’est aussi lié à la SCOP, on travaille plus en équipe. Notre organisation a aussi évolué. Le fait que chacun se responsabilise car il fait partie d’une SCOP, fait qu’il partage plus facilement avec les autres. La culture a évolué, l’organisation aussi… Les gens partagent plus de choses car ils sont associés à plus de choses aussi. Il y a beaucoup de réunions entre pôles, des groupes de travail… transparence et communication sont vraiment liées. 

Au quotidien, il est également facile de trouver l’information : On a accès facilement à toutes les informations. La mensuelle nous donne accès à toutes les informations sur les projets et la partie financière. Ensuite la communication sur Mattermost (notre messagerie interne, NDLR) sur la partie commerciale donne une visibilité sur les projets qui entrent. 

En plus des mensuelles, nous proposons également un bilan de fin d’année aux salariés pour faire le point sur les projets et donner des perspectives sur l’année à venir. 

Enfin, les associés se réunissent une fois dans l’année pour l’Assemblée Générale. Un temps fort où les associés votent les grandes résolutions soumises par le conseil d’administration ainsi que les bilans comptables en présence des Commissaires aux Comptes.

La transparence : limites et leviers d’amélioration

En pratique, la transparence vient également avec certaines limites. En effet, au quotidien chaque service prend des décisions opérationnelles, sans pour autant inclure chacun car ce n’est pas (toujours) possible. : La transparence peut induire certains soucis aussi : cela crée parfois une envie de tout savoir et de se mêler de tout ; parfois après que les décisions aient été prises. Comme on a l’habitude d’avoir accès à tout, on pourrait avoir tendance à vouloir donner un avis alors qu’il y a des professionnels qui font leur boulot dans chaque service. souligne Matthias Jouan.

Sur la transparence du Conseil d’Administration, il reste également une marge d’amélioration pour mieux communiquer sur les actions en cours auprès des salariés : On est dans une transparence existante mais il y a un effort à faire au niveau du conseil d’administration. C’est assez difficile pour les associés de savoir ce qu’on y fait. C’est un problème : on a du mal à communiquer sur ce que l’on fait même s’il n’y a rien de grave ! D’où la création d’un groupe de travail dédié à la communication. poursuit Matthias. 

Si la transparence existe chez Empreinte Digitale elle s’inscrit, au même titre que notre démarche responsable, dans un processus d’amélioration continue. Ainsi, nous devons encore améliorer le partage d’information entre le Conseil d’Administration et les associés et également naviguer au quotidien avec cette limite à tracer dans le partage de l’information opérationnelle. 

Finalement, avec la transparence vient la confiance que nous entretenons au quotidien : ce n’est pas forcément utile de tout savoir, mais savoir à tout moment comment va la boite ça me parait indispensable . Cela donne de la confiance, que les choses aillent bien ou moins bien. précise Laurence Salce. 

Pour poursuivre cette série, nous vous donnons rendez-vous pour un prochain article sur la gouvernance partagée en SCOP !