Comment échanger rapidement, facilement, efficacement ?

Conférence CCI

Résumé de la conférence tenue le 15 octobre dernier à la MCTE d’Angers sur le thème “Échanger rapidement, facilement, efficacement”, animée par Eulalie Arcens, responsable marketing et communication, et Stéphane Jourdain, ingénieur commercial.

Que ce soit en interne, entre collaborateurs, ou en externe, avec les clients, fournisseurs ou investisseurs, échanger est primordial dans une entreprise. Or, mettre en place les bons outils adaptés à vos usages n’est pas évident, d’autant plus s’il s’agit de collaborer à distance.

Collaborer à distance, de nouveaux défis

Il faut tout d’abord garder à l’esprit que la plupart des parties prenantes d’une entreprise sont probablement déjà digitalisées ou en train de l’être. C’est notamment pour ça que la transformation numérique est un sujet clé auquel les sociétés doivent prêter attention.
Comme dans tout changement à fort impact, il est important de se poser les bonnes questions, de déployer les bons outils et d’accompagner le changement que ces nouveaux outils vont induire.

Quels outils pour quels besoins ?

G Suite

Stocker avec Google Drive

Capture d'écran de l'interface Google Drive

Capture d’écran de l’interface Google Drive

L’application Google Drive propose du stockage partagé. Elle donne accès à 30 Go d’espace minimum par utilisateur, ce qui est amplement suffisant pour un usage quotidien classique. En plus du stockage, l’intérêt de cette application est de donner la possibilité de gérer l’accès aux dossiers, avec des fonctionnalités de restriction, permettant la confidentialité. De plus, de nombreux formats de documents sont supportés dont PDF, Word ou encore Open Office.

Collaborer avec les applications Google

Capture d'écran d'un fichier Google Docs

Capture d’écran d’un fichier Google Docs, où l’on peut voir les modifications en temps réel

G Suite propose des applications permettant de travailler de manière collaborative sur un même document et à distance, Google Docs (traitement de texte), Google Slides (diaporama) et encore Google Sheets (tableur). Lorsque que l’on se connecte au même moment sur un même document, les modifications apportées par un collaborateur sont visibles en temps réel. On peut alors commenter et faire des suggestions de modifications que l’éditeur du document pourra, ou non, accepter d’un simple clic. Dans ces commentaires, il est possible d’identifier un contributeur, qui sera alors notifiée par mail. Toutes ces modifications sont stockées dans un onglet “Historique” qui permet de savoir qui les a effectuées.

Ces applications disposent également d’un onglet “Chat”, afin d’échanger rapidement directement sur le document.

Planifier avec Google Agenda

Google Suite propose Google Agenda, un agenda partagé permettant de consulter le planning de ses collaborateurs. Très utile pour organiser une réunion ! Il faut que chaque collaborateur mette à jour son agenda et le rende public, afin que les membres de la même instance Google y aient accès.
Il vous suffira, pour fixer une réunion, de cliquer sur une plage horaire et de remplir les informations demandées (personnes à inviter, heure, salle, équipements de type vidéoprojecteur, etc.).

Des outils grand public de visioconférence et conférence téléphonique

Par ailleurs, Google vous offre la possibilité de converser en temps réel via l’application Hangouts (jusqu’à 10 participants pour la version gratuite, nécessite que chacun possède un compte Google). Afin de professionnaliser sa solution, Google propose désormais Hangouts Chat, un outil spécifique de travail en équipe et Meet, un outil de réunion virtuelle.

Dans le domaine des applications de conférence téléphonique, nous retrouvons Whatsapp, actuellement utilisée par plus d’un milliard de personnes chaque jour. Elle permet d’échanger gratuitement des messages par téléphone ou via une interface bureau, partout dans le monde. On peut y créer des groupes de personnes, y partager des documents (vidéo, image, PDF, etc.) et même y chiffrer des messages lisibles seulement par son émetteur et son destinataire. Depuis son rachat en 2014 par Facebook, les utilisateurs de Whatsapp voient apparaître des publicités au milieu des conversations et les fondateurs de l’application craignent pour l’exploitation de leurs données. À utiliser en toute connaissance de cause donc.

À l’inverse, l’application Telegram communique largement sur ses fonctions de cryptage des messages et son indépendance vis à vis d’autres entreprises. Elle permet de gérer des groupes jusqu’à 10 000 personnes, de générer des messages avec autodestruction et le partage de documents s’y fait sans limite de taille. Cette application est sans publicité, sécurisée et décentralisée. On peut toutefois lui reprocher une moins bonne ergonomie que ses concurrentes.

Pour finir, c’est sans doute la plus connue, l’application Skype, l’une des pionnières des outils de communication et de visiotéléphonie créé en 2003. Elle permet de téléphoner en audio et visio gratuitement entre deux terminaux (mobile ou ordinateur) ainsi que de partager son écran et de partager des messages et fichiers de toutes tailles. Des appels de groupe sont possibles jusqu’à 25 personnes, gratuitement pour les utilisateurs Skype et de manière payante sur les lignes fixes et mobiles.

Des outils professionnels de visioconférence et conférence téléphonique

D’autres outils proposent les mêmes fonctionnalités mais avec des suppléments orientés vers un usage professionnel , ce qui les rend plus complexes à utiliser que les solutions précédemment citées.

Pour commencer, GoToMeeting fonctionne à partir d’un plugin à télécharger sur son ordinateur ou d’une application smartphone. L’aplication est gratuite jusqu’à trois utilisateurs et payante au delà (à partir de 12,27 € par mois). Les prix augmentent selon les fonctions choisies (enregistrement ou outil de notes partagées par exemple). Une solution spécialement dédiée aux webinars,  GoToWebinar, permet de créer des présentations et de les promouvoir grâce à des outils de marketing direct, d’en analyser le succès et l’audience à des fins de conversion.

Ensuite il y a Cisco Webex, le leader mondial de la vidéoconférence, qui propose des solutions à partir de 19 € par mois pour réunir de 8 à 100 personnes par réunion (en fonction du forfait choisi). L’application permet de : partager son écran, enregistrer ses réunions, définir des rôles (animateur, etc.), bénéficier d’outils d’annotation, de tableaux blancs, et prendre le contrôle du terminal d’un des participants. Elle peut être intégrée à la suite Microsoft Office.

Enfin, l’application Zoom offre une version gratuite pour des réunions de 40 minutes maximum accueillant jusqu’à 100 personnes et propose des fonctions comme la vidéo et le son en HD ainsi que l’enregistrement en local des flux. Un abonnement à partir de 13,99 € par mois donne accès à des fonctions telles que l’enregistrement des données dans un Cloud et la gestion des utilisateurs et de leurs rôles. L’application peut se connecter à de nombreux outils collaboratifs afin d’en démultiplier les utilisations.

Évaluation des outils de visioconférence

Alternative à l’infographie “Évaluation des outils de visioconférence” – Comparatif entre sept solutions :
Whatsapp et Télégram :
  • Tarif : gratuit
  • Facilité de prise en main (de 0 à 3) : 3 sur 3
  • Nombre d’utilisateurs maximum (de 0 à 3) : 3 sur 3
  • Connectivité avec d’autres outils (de 0 à 3) : 2 sur 3
Skype :
  • Tarif (de 0 à 3) : 1 sur 3
  • Facilité de prise en main (de 0 à 3) : 2 sur 3
  • Nombre d’utilisateurs maximum (de 0 à 3) : 2 sur 3
  • Connectivité avec d’autres outils (de 0 à 3) : 1 sur 3
Google Hangouts :
  • Tarif (de 0 à 3) : 1 sur 3
  • Facilité de prise en main (de 0 à 3) : 3 sur 3
  • Nombre d’utilisateurs maximum (de 0 à 3) : 3 sur 3
  • Connectivité avec d’autres outils (de 0 à 3) : 3 sur 3
Cisco Webex :
  • Tarif (de 0 à 3) : 2 sur 3
  • Facilité de prise en main (de 0 à 3) : 2 sur 3
  • Nombre d’utilisateurs maximum (de 0 à 3) : 3 sur 3
  • Connectivité avec d’autres outils (de 0 à 3) : 1 sur 3
Zoom :
  • Tarif (de 0 à 3) : 2 sur 3
  • Facilité de prise en main (de 0 à 3) : 2 sur 3
  • Nombre d’utilisateurs maximum (de 0 à 3) : 3 sur 3
  • Connectivité avec d’autres outils (de 0 à 3) : 3 sur 3

Conversation en temps réel

Comme précédemment citée, Hangouts permet de communiquer en temps réel. Il existe également Mattermost, l’outil utilisé chez Empreinte Digitale, comme dans de nombreuses autres entreprises, ce qui en fait l’un des leaders du marché.
Cette messagerie instantanée fonctionne avec des salons de discussions publics (accessibles à tous les collaborateurs) ou privés (accès restreint à des personnes autorisées), entre deux personnes ou plus. Elle dispose de diverses fonctionnalités. Une entête de salon de discussion (ou channel) permet de répertorier des documents utiles tels qu’un lien vers un dossier Google Drive concernant un projet en cours ou encore un planning. Lorsque l’on souhaite qu’un collègue prenne part à une discussion, un système d’identification semblable à celui de Twitter permet de le mentionner.
Utilisable en interne, Mattermost l’est aussi dans le cadre d’un projet avec un client pour simplifier les échanges, surtout pour des questions rapides.

Téléchargez gratuitement le guide de Mattermost

Autre acteur sur ce marché, Slack propose dans les grandes lignes les mêmes fonctionnalités que Mattermost. La différence majeure est que ce dernier est opensource et gratuit contrairement à Slack qui coûte entre 6,25 € et 11,75 € par mois par utilisateur (la version gratuite n’est pas suffisante pour un usage professionnel). De plus, Salck s’utilise uniquement sur le Cloud, contrairement à Mattermost qui peut être installé sur ses propres serveurs permet donc de sécuriser ses données.
Pour ces deux outils, une prise en main d’une ou deux heures est généralement suffisante pour savoir l’utiliser.

Évaluation des outils de messagerie

Alternative à l’infographie “Évaluation des outils de messagerie” – Comparatif entre deux solutions :
Mattermost :
  • Tarif : gratuit
  • Facilité de prise en main (de 0 à 3) : 2 sur 3
  • Nombre d’utilisateurs maximum (de 0 à 3) : 3 sur 3
  • Connectivité avec d’autres outils (de 0 à 3) : 3 sur 3
Slack :
  • Tarif (de 0 à 3) : 2 sur 3
  • Facilité de prise en main (de 0 à 3) : 2 sur 3
  • Nombre d’utilisateurs maximum (de 0 à 3) : 3 sur 3
  • Connectivité avec d’autres outils (de 0 à 3) : 3 sur 3

Avantages et inconvénients des outils collaboratifs

Évaluation avantages et inconvénients des outils collaboratifs

Alternative à l’infographie “Évaluation avantages et inconvénients des outils collaboratifs”
Avantages :
  • travail ensemble
  • travail à distance
  • diminution des coûts
  • visibilité et développement commercial
Inconvénients :
  • diminution des contacts humains
  • fracture numérique
  • hyperconnexion et infobésité
  • compatibilité et sécurité des outils

Quel retour sur investissement ?

Évaluation du retour sur investissement

Alternative à l’infographie “Évaluation du retour sur investissement”

Gains :

  • réduction des déplacements
  • productivité
  • gain de temps

Coûts :

  • coûts d’infrastructure
  • achat de logiciels et applications
  • matériel et outils
  • conduite du changement (veille technique, formation des collaborateurs, modification des processus)

Collaborer en entreprise et conduite du changement

En guise de conclusion, revenons sur un point important qu’est la conduite du changement. Le numérique a multiplié les possibilités d’échanges entre collaborateurs, qu’ils soient à l’autre bout du pays ou dans le bureau d’à côté, à distance ou de manière asynchrone

Il est de votre rôle, en tant que dirigeant et/ou manager, de connaître ces nouvelles formes de travail, de vous y adapter et d’engager la discussion avec vos collaborateurs. Faites une veille régulière, testez les solutions qui vous semblent pertinentes, mobilisez un groupe de travail sur cette thématique. Ces outils d’échange digitalisé demandent du travail en amont de leur implantation dans une société afin de déceler l’intérêt, les besoins, les usages. Le but étant bien entendu de gagner en efficacité dans les échanges à venir. Il s’agit bien d’un investissement et non d’une dépense simple.

Malgré tout, leur usage reste à nuancer. Mal utilisés, ils peuvent produire l’effet inverse à celui escompté. Un sentiment d’infobésité et d’insécurité peut s’installer dans une entreprise où les salariés auraient été trop peu ou mal formés à l’utilisation de ces outils.
Il est donc nécessaire de ne pas créer de fracture numérique entre vos collaborateurs en les formant à ces nouvelles pratiques et nouveaux outils.

Dans ce contexte de changement, vous devez vous assurer de fédérer vos collaborateurs à votre projet, auquel cas vous n’engendrerez que désillusion et stress. Faire participer vos salariés à la réflexion effectuée en amont de l’investissement dans un outil est un bon moyen de les mobiliser. Pourquoi ? Parce que vous les valorisez, vous les écoutez. C’est une preuve de confiance qu’ils apprécieront. D’autant plus que ces outils, ce sont eux qui les utiliseront, autant qu’ils correspondent à leurs besoins et usages !

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