Améliorer le pilotage de l’entreprise avec le numérique

Alors que la société change et se digitalise de manière exponentielle, il devient compliqué pour les entreprises de se fixer un cap et de le tenir. Le numérique, à l’origine de ces profonds bouleversements, offre heureusement des méthodes et outils pour aider le dirigeant à mieux piloter son organisation. Découvrons-les ensemble.

La révolution numérique, remise en question de l’entreprise traditionnelle

« Ce n’est pas l’espèce la plus forte qui survit, ni la plus intelligente, mais celle qui est la plus réactive au changement. » (Charles Darwin)

La révolution numérique est en marche, venant disrupter des secteurs entiers de notre environnement.

Cette révolution a commencé dans la sphère personnelle, avec l’appropriation par les consommateurs des opportunités de la micro-informatique et d’Internet, puis a bousculé l’univers professionnel.

En moins d’une génération la transformation numérique a bouleversé la relation entre l’entreprise et l’utilisateur. Ce dernier a pris le pouvoir : mieux connecté, il s’informe, communique, achète de manière instantanée et impose son rythme au marché.

En tant que consommateur, il demande plus d’interaction et de réactivité, davantage de personnalisation et une excellente expérience d’achat.

En tant que salarié, il souhaite plus de flexibilité, d’autonomie et de mobilité, demande davantage de collaboration et s’épanouit dans des modes de management transversal.

L’enjeu, pour l’entreprise qui veut rester en prise avec son marché, est donc de s’adapter. Aux premières loges, le chef d’entreprise ou le manager doit apprendre à piloter son navire dans des eaux mouvantes et inconnues.

Empreinte Digitale vous propose de prendre dès maintenant connaissance des premières clés de compréhension du pilotage de votre entreprise, à l’ère numérique.

Piloter à l’ère numérique, c’est quoi ?

Piloter, c’est analyser et décider, mais pas seulement. Avec le numérique, piloter c’est aussi partager l’information et la prise de décision de manière à faire pivoter l’entreprise dans la bonne direction.

Analyser

Pour bien piloter, le chef d’entreprise doit au préalable connaître les faiblesses et forces de son entreprise, les menaces et les opportunités de son marché.

Prenons le cas d’une entreprise qui développe et vend des produits végétaux (supports de culture, semences et plantes), à destination du grand public. Cette PME familiale est dirigée depuis sa création par un chef d’entreprise ayant une solide connaissance de sa société et de son marché, connaissance basée principalement sur l’expérience de ses 30 ans de métier.

Toutefois, ce chef d’entreprise se rend compte que la concurrence de jeunes pousses plus ambitieuses, plus agiles et digitalisées, est en train de bousculer son marché, en proposant des produits plus innovants, en anticipant davantage les changements de contexte, en développant leur notoriété grâce à une communication pertinente et moderne.

Comme tout pilote, notre chef d’entreprise dispose de divers indicateurs de performance : volume et montant des ventes, carnet de commande, trésorerie, niveau de production et de qualité, etc.

Toutefois, il conserve des difficultés à disposer d’une vision globale et à jour de son entreprise :

  • les informations sont remontées via des tableurs Excel complexes et peu intuitifs dont les versions s’empilent au fil des réunions,
  • l’évolution des indicateurs est difficile à suivre,
  • les comptes rendus de réunions sont saisis sur Word et partagés par mail, le tout étant mis à jour mensuellement et non en temps réel.

La qualité d’analyse du manager s’en ressent donc, puisqu’elle manque de réactivité et de synthèse.

Ces difficultés, tout dirigeant de PME les rencontre ou les a rencontrées. Alors, comment combler ces lacunes ?

Le numérique offre des outils performants qui peuvent lui offrir une analyse plus réactive, voire anticipative :

  • il permet en effet de passer d’une analyse rétrospective à une vision prédictive, du rétroviseur au GPS, grâce à des outils de suivi de performance, de simulation et d’analyse de tendances (CRM, outils de business intelligence et de big data,…),
  • il permet la mise en place et le suivi de nombreux indicateurs et de leur évolution. Il permet également de monitorer en temps réel l’activité et de repérer plus vite les dysfonctionnements. Les ERP et tableaux de bord sont des systèmes d’information qui vont permettre le suivi au quotidien des performances clés de l’entreprise,
  • enfin le numérique offre des solutions pour visualiser et analyser les indicateurs en temps réel, mais aussi en mobilité (sur tablette, smartphone,…), de prendre connaissance de la performance d’un simple coup d’œil, grâce à des applications mobiles qui forment un bon complément aux outils CRM/ERP.

Décider

Notre chef d’entreprise constate tous les mois les niveaux de performance de son entreprise horticole : vente, comptabilité, production… Pour autant, ce constat n’est pas à lui seul la garantie d’un pilotage fiable.

Piloter consiste en effet également à fixer un cap, à décider des objectifs à atteindre et des ressources à mobiliser pour y parvenir. Dans un univers très concurrentiel et changeant, où il est illusoire de fixer des plans à 5 ans et d’espérer leur pleine réussite sans accroc, décider consiste à superviser en continu et à s’adapter rapidement.

Le numérique va grandement améliorer le processus de prise de décision en permettant au chef d’entreprise d’avoir une vision en continu de la société, ainsi que des perspectives. Fini les bilans sur Excel et les réunions mensuelles pour commenter des indicateurs sur feuillets imprimés !

Outre des indicateurs précis et temps réel, il est à présent possible d’anticiper les décisions à prendre, grâce à la construction de scénarii modélisant les différentes hypothèses qui peuvent intervenir au cours de l’exercice à venir. Et ce afin de maximiser la création de valeur dans l’ensemble des process et métiers de l’entreprise.

Concrètement, les outils numériques de gestion de projet et de supervision vont permettre de répondre à trois types de questions structurant le processus de décision :

  • Quel plan d’action dois-je mettre en place pour réussir en fonction des différentes hypothèses de travail analysées ? En cas de baisse d’activité saisonnière, en cas d’arrivée d’un nouvel entrant sur le marché, par exemple,
  • Quels moyens puis-je mobiliser pour ce plan d’action ? Manager, équipe projet, budget, planning,…
  • Quels indicateurs sont à paramétrer pour mesurer la réussite de mon plan d’action ? Production, contrôle qualité, nombre d’heures de travail en R&D, nombre de rendez-vous,…

Partager

Dans l’entreprise traditionnelle, on reconnaissait et on valorisait le manager à l’aune de son expertise et de sa capacité à transmettre son expertise aux collaborateurs.

Qu’il s’agisse de l’information sur le marché ou de la connaissance métier, un bon manager détenait le savoir et était capable de le diffuser dans son service ou dans sa société.

L’entreprise était alors construite selon un modèle pyramidal, le savoir et les responsabilités inhérentes descendaient du sommet vers la base.

L’ère numérique change en profondeur tout cela.

Elle est fondée sur le modèle du partage et non plus sur le modèle de la possession du savoir.

Le manager voit alors son rôle largement transformé : il n’est plus un expert, il est un facilitateur.

Son travail relève de la capacité à créer du lien au sein de son équipe et en dehors, à connecter des compétences et des savoirs différents, à rendre complémentaires des profils variés. Le manager a pour objectif d’ouvrir les portes à ses collaborateurs, de faciliter la communication et la contribution interne, de permettre le feed-back dans une configuration transversale de l’entreprise.

À l’ère numérique, piloter et manager revient donc, entre autre chose, à favoriser et piloter l’intelligence collective de l’entreprise.

Ces changements impliquent l’adoption de nouveaux outils numériques. Gestion électronique de documents (GED), suite bureautique collaborative, outils de messagerie instantanée, solutions de gestion de projet en équipe,… De nouvelles méthodes aussi : ateliers de créativité, design thinking, reverse mentoring,…

Conclusion

En fluidifiant la production des indicateurs de performance, en permettant d’extrapoler des prévisions fiables, en permettant une décision rapide et juste, en développant la collaboration et le partage de l’information, les entreprises peuvent s’améliorer de manière plus efficiente.

Dans un environnement instable et concurrentiel, le numérique permet donc au manager d’optimiser le cycle du pilotage de l’entreprise et obtenir un avantage concurrentiel durable et décisif.



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